Cómo controlar el stock y los vencimientos sin planillas
Verificado el 2026-10-11
El cuaderno de faltantes, la recorrida por la góndola buscando lo que vence, el "¿queda de este?" del cliente que nadie sabe contestar. Esta guía cuenta cómo resuelve eso MERKÉN, con las pantallas reales del sistema.
01 Cada venta descuenta el stock sola
Cuando confirmás una venta en el punto de venta, las unidades se descuentan en el momento. No hay que cerrar el día ni pasar nada a mano: lo que ves en la lista de productos es lo que queda.
Si anulás una venta, las unidades vuelven al stock. Y si alguien intenta vender más de lo que hay, el punto de venta no deja cerrar la venta y avisa que el stock de ese producto no alcanza.
02 Stock mínimo: enterarte antes de quedarte sin
Cada producto tiene un stock mínimo. Arranca en 5 unidades y lo cambiás producto por producto: no es lo mismo la gaseosa que sale todo el día que el repuesto que vendés una vez por mes.
Cuando el stock llega a ese número, el producto suma en el contador de stock bajo del inicio. Tocás el contador y vas a la lista filtrada: es tu lista de compras para el próximo pedido.
03 Vencimientos con aviso
En la ficha de cada producto cargás su fecha de vencimiento. Desde siete días antes, el producto aparece en dos lugares:
- El aviso del inicio, con la cantidad de productos por vencer y un link a la lista.
- La lista de productos por vencer, ordenada por fecha: lo que vence primero, arriba.
Además, los lunes a la mañana los administradores reciben un mail con el resumen de la semana. Es semanal a propósito: un mail diario con los mismos productos se deja de leer al tercer día.
04 Cargar la mercadería escaneando
Cuando llega el pedido, lo registrás como compra: elegís el proveedor y escaneás cada producto con el lector de códigos de barras. Ponés la cantidad y el precio de costo, y el stock se suma solo.
La compra queda en la cuenta del proveedor, actualiza el precio de costo de cada producto y deja un movimiento de entrada en su historial, con la fecha y quién la cargó.
La primera carga, sin proveedor
Para cargar el catálogo por primera vez, la misma pantalla funciona sin proveedor y suma dos columnas: stock mínimo y vencimiento. Así dejás todo configurado en una sola pasada, producto por producto.
05 Si venís de otro sistema
Pasa seguido: el sistema anterior tenía las cantidades desactualizadas, o todo en cero. Si importás esa lista tal cual, el punto de venta no te deja vender nada.
Por eso, al importar tu Excel marcás "Las cantidades de este archivo no son confiables". Esos productos se venden sin bloquear y sin descontar, y no cuentan como stock bajo. Cuando cargás la cantidad real de un producto, desde ahí se controla normalmente. Podés ir contando de a poco, góndola por góndola.
06 Preguntas frecuentes
¿El stock se descuenta solo cuando vendo?
Sí. Cada venta confirmada en el punto de venta descuenta las unidades en el momento, y si anulás la venta las unidades vuelven al stock.
¿Qué pasa si quiero vender más unidades de las que tengo?
El punto de venta no te deja cerrar la venta y te avisa que el stock de ese producto no alcanza. Si la cantidad que figura no es la real, la corregís en la ficha del producto y seguís vendiendo.
¿Cómo me entero de que un producto se está por terminar?
Cada producto tiene un stock mínimo, que arranca en 5 unidades y cambiás producto por producto. Cuando el stock llega a ese número, el producto suma en el contador de stock bajo del inicio y aparece en el filtro "Stock bajo" de la lista de productos.
¿Cómo funcionan los avisos de vencimiento?
Cargás la fecha de vencimiento en el producto. Desde siete días antes aparece en el aviso del inicio y en la lista de productos por vencer, y los lunes a la mañana los administradores reciben un mail con el resumen. Los productos que ya vencieron también aparecen.
¿Puedo cargar el vencimiento por lote?
No: hay una fecha por producto. Si tenés mercadería del mismo producto con fechas distintas, cargá la más próxima, que es la que te conviene vigilar.
¿Mis empleados ven cuánto stock hay?
Con el rol de vendedor, no. El vendedor trabaja en el punto de venta: no entra a la lista de productos y, si un producto no tiene stock suficiente, el aviso no le muestra la cantidad.
Vengo de otro sistema y mi stock no es confiable, ¿qué hago?
Al importar tu lista desde Excel marcás "Las cantidades de este archivo no son confiables". Esos productos se venden sin bloquear y sin descontar hasta que cargues la cantidad real; desde ahí el stock se controla normalmente.
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